Digitalização de trabalho: como otimizar a produtividade

Por Lucas Mailland, fundador da Fichap *

Por muito tempo, a tecnologia se tornou não apenas um auxílio indispensável nos ambientes de trabalho, mas a ferramenta mais importante. A era da inovação digital está mudando as formas de trabalhar e isso tem repercussões nas empresas e em suas políticas organizacionais internas. Setores como o de Recursos Humanos, que trabalhavam com base em papéis e documentos, têm a possibilidade de digitalizar totalmente suas tarefas para funcionar com mais eficiência e eficácia, e atuar como uma área estratégica para os negócios da empresa.

Devido à pandemia, as áreas de RH aceleraram este processo de digitalização, com ferramentas digitais que permitem a autogestão do pessoal, automatização das tarefas operacionais e facilitam o acesso à informação de qualquer lugar, o que há pouco era mais relevante.

Somado a isso, as novas tendências de RH levam cada vez mais as empresas a usar a tecnologia para obter informações confiáveis ​​sobre rastreabilidade e obter dados que lhes permitam analisar as experiências dos funcionários em cada momento de sua vida profissional. Esses indicadores são fundamentais para aprimorar as políticas da empresa, proporcionar contenção, motivação e foco no desenvolvimento de talentos dentro da empresa.

Mas, como escolher corretamente uma tecnologia de RH que atenda a essas necessidades? Embora não haja uma resposta única, existem certos indicadores que servem como um guia. 

1)  Onboarding simples e prático
Ter uma plataforma intuitiva única que consegue resolver de forma rápida e amigável a entrada de informações de todo o pessoal da empresa e que consegue integrar o maior número de tarefas associadas à gestão de pessoas a partir de um único local.
Para isso, é fundamental uma implementação orientada e acompanhada, e se necessário, ter suporte para a migração de informações e parametrização de uma nova plataforma, por entender que se trata de um processo complexo para empresas de médio e grande porte.
Adicionalmente, deve ser avaliada a capacidade de integração com outras ferramentas tecnológicas de uso interno da organização e com a API Documented Restful que dá a possibilidade de integração com sistemas e plataformas de forma autónoma sem depender de terceiros.
Por último, é muito necessário ter a capacidade de construir diferentes permissões de acesso personalizadas, de acordo com as necessidades e realidade de cada organização, para disponibilizar informação apenas aos utilizadores que dela necessitem.

2)  Foco na flexibilidade e na utilização do serviço
É necessário um sistema que permita que as informações necessárias sejam conhecidas com rapidez, precisão e confiabilidade para facilitar a tomada de decisões. Ao mesmo tempo, isso permite automatizar todas as tarefas possíveis, a partir de vários dispositivos, com foco na maior eficiência de gestão e otimização do tempo, para obter um retorno positivo do investimento do software contratado.
Por fim, que os colaboradores possam ter alguma independência e autogestão em relação às suas informações e necessidades, dando-lhes a oportunidade de vivências memoráveis ​​e agradáveis ​​de uso.

3)  Canais de suporte, treinamento e comunicação ao lado do cliente
A empresa fornecedora deve ter um atendimento de qualidade: instantâneo, amigável e de fácil acesso para esclarecer dúvidas. O serviço e fóruns omnichannel facilitam muito a interação com os usuários.
E não se esqueça da comunicação contínua por meio de treinamentos, webinars, workshops, workshops e entrega de conteúdo que permite ao usuário conhecer os novos e / ou diferentes usos que podem ser dados a esta ferramenta digital.

4)  Ferramenta segura e confiável
As informações na folha de pagamento das empresas são informações confidenciais que devem ser protegidas com os mais altos padrões de segurança. É por isso que você deve cumprir as leis de proteção de dados pessoais do país e gerar backups automáticos de dados no caso de um evento inesperado.
Por outro lado, é preferível que o acesso seja protegido com autenticação de usuário, logon único (SSO) de qualquer dispositivo e criptografia de dados hospedados em servidores protegidos de qualquer ameaça externa.