Relatório IACC 2025 explora o futuro do planejamento de eventos

O relatório IACC Meeting Rooms of the Future 2025 examina mudanças no planejamento de eventos com base na experiência, tecnologia e seleção do local enquanto o relatório celebra seu 10º aniversário.

O IACC e seu parceiro de pesquisa, DCI, analisaram as respostas de 205 organizadores de reuniões na América do Norte e na Europa; o relatório anual de tendências do IACC se baseia em pesquisas anteriores, explorando as principais tendências emergentes e destacando as diferenças regionais.

Planejamento baseado em experiência

O número de eventos realizados em hotéis continua diminuindo desde 2017.

As demandas criativas impulsionaram uma reorganização dos tipos de locais usados ​​para eventos, com 51% dos planejadores optando por locais especiais para eventos, como arenas esportivas, museus e vinícolas, ou locais focados em conferências, reuniões e treinamentos para seus eventos, ante 33% em 2023.

Joe Santo, vice-presidente de Contas Principais da Encore, afirmou: "Os planejadores consideram que eventos presenciais e imersivos aumentam o engajamento por meio do poder da narrativa e da interação sensorial. Eles constatam que eventos presenciais e criativos aumentam as taxas de retenção em até 75%, e 83% acreditam que experiências imersivas melhoram o retorno sobre o investimento (ROI) de seus eventos.

Tecnologia e evolução híbrida

Este ano, os organizadores sentem menos pressão para incorporar novas tecnologias em reuniões. Apenas 68% deles, em comparação com 80% em 2023, afirmaram que as gerações mais jovens estão impulsionando uma maior integração de novas tecnologias. Enquanto isso, a porcentagem de entrevistados que afirmaram que a inteligência artificial é uma tecnologia crucial aumentou de 4% para 14%.

Ao considerar a opção híbrida, 42% dos organizadores não planejam usar streaming durante seus eventos este ano, refletindo uma tendência de afastamento de eventos híbridos.

O desenvolvimento de sinalização digital de fácil utilização, tanto em ambientes internos quanto externos, juntamente com custos unitários reduzidos, está permitindo que as empresas ofereçam mais soluções aos seus clientes. Além disso, as vantagens de sustentabilidade em relação aos materiais impressos podem ser outro fator.

Joe Santo, Vice-Presidente de Grandes Contas da Encore, afirmou: “Com o avanço contínuo da tecnologia LED e das melhorias em displays, formatos maiores, como as Paredes de LED, estão se tornando cada vez mais populares no setor de eventos. Além disso, com a introdução de banners de LED no mercado nos últimos anos, observamos um aumento na demanda por sinalização direcional, agendas de eventos, pôsteres para feiras, biografias de palestrantes e arte temática para complementar o espaço do evento e todo o local, utilizando essas unidades leves e elegantes.”

Seleção do local

Os entrevistados selecionaram localização, tempo de viagem e acesso como itens essenciais para o local da reunião, e todos permaneceram constantes desde 2023. A flexibilidade do espaço para reunião continua importante, mas caiu do segundo para o terceiro lugar neste ano, enquanto as ofertas de alimentos e bebidas saltaram de 2023 para o segundo lugar.

Espaços de networking, layouts de salas flexíveis e operações éticas e sustentáveis ​​continuam tão importantes quanto eram em 2023.

As considerações sobre a adequação do local permanecem altamente variáveis. Charlotte Stridbeck, do Unionen, o maior sindicato da Suécia, observa: "É difícil obter boa qualidade de áudio e vídeo em reuniões híbridas na maioria das salas de conferência. É sempre um fator de estresse."

Apenas um terço dos organizadores afirmou que a reputação de uma grande marca pode inspirar confiança e garantia de que o evento será de alta qualidade. Regionalmente, 40% dos organizadores norte-americanos estão dispostos a confiar exclusivamente no reconhecimento da marca, em comparação com um quarto dos organizadores europeus.

Em linha com 2023, os planejadores classificaram a acessibilidade do local para participantes com deficiência e o transporte público como suas credenciais mais importantes.

Comida e bebida

Alimentos e bebidas são mais importantes do que nunca, com os entrevistados dando uma nota média de 9,0 à afirmação "Alimentos e bebidas são uma parte essencial do design e da experiência da reunião". Essa mesma afirmação recebeu uma nota média de 7,9 em 2023.

Ao considerar as prioridades regionais para a estratégia de alimentos e bebidas, na América do Norte, informações nutricionais visíveis eram importantes, assim como o uso de alimentos que combinassem com o tom do evento e envolvessem os participantes.

Tracy Stuckrath, fundadora e diretora comercial da thrive! Meetings & Events, comenta: “43% dos organizadores querem reinventar os formatos de intervalos e refeições, e 74% pedem por estações de alimentação criativas. Não se trata apenas de uma mudança no paladar, mas de uma mudança na intenção. A comida está se tornando uma parte central do design de experiências, não uma reflexão tardia. Quando bem feitos, os intervalos deixam de ser convencionais e passam a ser impulsionados pela conexão.”

Sustentabilidade

A sustentabilidade continua sendo um foco central da estratégia de alimentos e bebidas para reuniões, mas a ênfase está evoluindo para refletir uma conscientização crescente de que a verdadeira sustentabilidade no serviço de buffet não se trata apenas de gerenciar excessos, mas também de criar cardápios, porções e estilos de servir que impeçam que isso ocorra.

Além disso, à medida que os organizadores de eventos pressionam cada vez mais os locais não apenas para manter valores sustentáveis, mas também para demonstrá-los, o setor está mudando de declarações de políticas estáticas para relatórios dinâmicos e baseados em dados.

Quando perguntados sobre quais componentes os planejadores esperam ver crescimento na sala de reunião do futuro (nos próximos três anos), as respostas incluíram internet de alta qualidade, acústica e iluminação da sala, operações éticas e sustentáveis, e a importância de espaços de networking fora das salas de reunião.

Mark Cooper, presidente-executivo da IACC, disse: “Desde o lançamento do nosso primeiro relatório Sala de Reunião do Futuro, há dez anos, é emocionante ver o setor adotando abordagens ousadas para o design de eventos, experimentando formatos dinâmicos e investindo mais em experiências para os participantes, tudo isso gerando maior valor para eventos ao vivo.

“Com a mudança demográfica, o avanço da tecnologia e as crescentes metas de sustentabilidade moldando o setor, nosso relatório foi criado para servir como um indicador de tendências emergentes e um recurso prático para planejadores de reuniões enquanto eles enfrentam desafios futuros.

Nancy Lindemer, Presidente Global da IACC, conclui: “Continuamos reconhecendo os desafios que nossos parceiros planejadores de reuniões enfrentam para encontrar locais para suas reuniões e eventos. A demanda por ambientes únicos e envolventes que inspirem produtividade em todas as gerações nunca foi tão grande, e experiências gastronômicas que unem as pessoas desempenham um papel fundamental nesse processo.”

Os espaços da IACC estão prontos para enfrentar esse desafio. Nossos membros oferecem espaços criativos e não tradicionais, apoiados por modelos de serviço projetados especificamente para reuniões. Ao comemorarmos o 10º aniversário do relatório "Sala de Reuniões do Futuro" da IACC, agradecemos à comunidade de planejamento de reuniões por seu apoio e insights contínuos; sua contribuição é fundamental para moldar o futuro de reuniões excepcionais.

Nos últimos dez anos, o relatório "Sala de Reuniões do Futuro" explorou as perspectivas de planejadores de reuniões, membros da IACC e especialistas do setor em todo o mundo. Realizado pela IACC e pela Development Counsellors International, este estudo oferece insights em primeira mão de planejadores de reuniões sobre suas experiências em um mundo pós-pandemia, enquanto navegam pela retomada dos negócios, novas prioridades dos clientes e um cenário de tecnologia híbrida em constante evolução.

Alex Cabañas, CEO da Pyramid Global Hospitality, era presidente global da IACC há 10 anos, quando o relatório foi criado: “Ainda me lembro de quando a ideia surgiu, e era simples. Quem melhor do que a IACC para liderar a conversa sobre o futuro das reuniões: antes, dentro, fora e depois da reunião? Não se trata da 'sala', mas de toda a experiência, que muitas vezes acontece em uma 'sala'. Ajudamos a redefinir a experiência das reuniões com a ajuda de tantas mentes brilhantes e parceiros no setor de reuniões.”

Fonte: IACC.