A indústria de eventos empresariais deve responder às novas necessidades dos participantes e organizadores pós-pandemia, de acordo com Event with Intent, um novo relatório encomendado pelo ExCeL London.
Após um forte regresso pós-pandemia aos eventos presenciais ao longo de 2023, a investigação propôs-se a compreender mais sobre os principais impulsionadores do comportamento dos visitantes dos eventos e os factores que influenciam a participação nos eventos, com mais de 300 delegados, organizadores de eventos e agências entrevistados.
O relatório, lançado esta semana na IBTM em Barcelona, apela à indústria para redefinir o ROI como “Retorno sobre a Intenção”, a fim de medir e combinar as exigências dos eventos com os resultados. A investigação revela que embora as oportunidades de “Bleisure” - a combinação de negócios e lazer - ainda sejam relevantes, os delegados estão mais focados do que nunca em maximizar o valor comercial dos eventos e conferências, e o “networking é rei” quando se trata dos assuntos mais importantes. motivo para participar de um evento ao vivo.
Há também uma necessidade emergente de que a indústria reconheça e responda melhor às mudanças nas crenças que os delegados têm em torno dos impactos sociais e ambientais, para garantir que a atividade do evento se alinhe com estes novos valores e intenções.
Resumo das Constatações
A principal prioridade, e onde os participantes obtêm mais valor, é o networking - mais de 60% citaram este como o principal motivo para participar
Essas oportunidades de networking precisam parecer orgânicas, autênticas e espontâneas, para garantir um evento de sucesso para os participantes.
O relatório sugere que o impacto ambiental e social também é cada vez mais importante para os delegados, com pontuação média de 4/5 em importância
A localização do local é de primordial importância e, em particular, as ligações de viagem até ao local e destino. 88% dos participantes do evento indicaram que isso tem um impacto alto ou muito alto na sua decisão de participar. As cidades com um apelo perene incluem aquelas com uma linguagem universal, diversidade e um elevado volume de voos diretos e ligações de transportes públicos.
Londres destacou-se como o principal destino para um evento, graças ao seu rico património cultural, excelentes ligações de conectividade e transportes, e ao facto de, como centro de negócios global, poder oferecer oportunidades de networking e parceria, bem como acesso a conhecimentos especializados para além do evento em si.
Os organizadores de eventos devem pensar em formas de medir o “retorno da intenção”. Por exemplo, por meio de uma pesquisa pós-evento que rastreia se os participantes consideram que o evento foi realizado contra sua decisão de participar
O emprego de técnicas de ciência comportamental pode ajudar a avaliar melhor as verdadeiras reações das pessoas aos insights, oportunidades e conexões oferecidas em um evento. Embora os aspectos práticos disto devam ser equilibrados com a realidade comercial, é vital que os organizadores demonstrem que estão a ouvir.
James Rees, Diretor Executivo do ExCeL Londres, disse: “Nosso relatório foi elaborado para ajudar a indústria de eventos empresariais a aprender com os desafios recentes e a se adaptar às novas expectativas dos delegados e participantes.
“Ao falarmos com um grande número de delegados, organizadores de eventos e agências, sabemos que as suas expectativas e sentimentos sobre o que constitui um evento de sucesso estão a mudar. Precisamos de compreender os principais impulsionadores – o networking destacou-se como o aspecto mais importante para os participantes – e como medimos se estamos a cumprir as expectativas. Desde o uso de tecnologia e IA para avaliar o humor dos participantes em tempo real até a compreensão da importância de maximizar as oportunidades de networking, o próximo passo é incorporar essas tendências na curadoria de eventos.”
Dena Lowery, presidente da Agência Opus, acrescenta: “Devíamos olhar mais para o que podemos aprender com o B2C sobre o tipo de experiências que as pessoas desejam ter nos eventos. Isso pode incluir observar como usamos a realidade aumentada ou IA para tornar os eventos experienciais.”
Sobre a importância dos fatores sociais e ambientais na organização de eventos, Jez Paxman, Diretor de Estratégia, Live Union, comenta: “Um dos principais impulsionadores para que os eventos sejam mais sustentáveis vem das expectativas dos participantes. Se eles não concordarem com o que um evento está fazendo em termos de sustentabilidade, informar os organizadores pode ser uma declaração muito poderosa.”
A mensagem esmagadora ao longo da investigação é que realizar eventos com intenção é fundamental: mudanças globais, económicas e sociais significativas moldaram a indústria nos últimos anos e os participantes estão a tornar-se mais determinados na sua participação nos eventos. Os organizadores devem compreender e reconhecer as motivações dos seus participantes e, em seguida, trabalhar com agências, locais e destinos para cumprir isso.